La facturation électronique est devenue un enjeu majeur pour les entreprises et les administrations publiques. En effet, elle permet d’améliorer l’efficacité, la rapidité et la sécurité des processus de facturation tout en réduisant les coûts. Cependant, la mise en place de cette pratique implique le respect de certaines obligations légales. Dans cet article, nous vous présenterons ces différentes obligations et vous donnerons quelques conseils pour vous assurer de leur respect.
Qu’est-ce qu’une facture électronique ?
Avant d’aborder les obligations légales liées à la facturation électronique, il convient de définir ce qu’est une facture électronique. Il s’agit d’un document numérique qui atteste d’une transaction commerciale entre un fournisseur et un client. Elle remplace ainsi la facture papier traditionnelle et doit contenir les mêmes informations obligatoires (date, numéro de facture, coordonnées des parties, description des produits ou services, prix unitaire, etc.).
Authenticité, intégrité et lisibilité : les trois piliers de la facturation électronique
La réglementation en matière de facturation électronique repose sur trois principes fondamentaux : l’authenticité, l’intégrité et la lisibilité.
L’authenticité vise à garantir que la facture électronique provient bien de l’émetteur présumé. Pour ce faire, il est recommandé d’utiliser une signature électronique qualifiée, délivrée par un prestataire de services de confiance reconnu par les autorités compétentes.
L’intégrité consiste à assurer que la facture n’a pas été modifiée depuis son émission. Cette obligation peut être remplie en utilisant des techniques de cryptographie ou en conservant une copie conforme de la facture originale.
Enfin, la lisibilité signifie que la facture doit être facilement accessible et compréhensible pour les parties concernées. Elle doit notamment être conservée dans un format numérique lisible par l’homme et la machine (par exemple, le format PDF ou XML).
Obligations légales liées à l’émission de factures électroniques
En matière d’émission de factures électroniques, plusieurs obligations légales doivent être respectées :
- La signature électronique : comme mentionné précédemment, il est recommandé d’utiliser une signature électronique qualifiée pour garantir l’authenticité et l’intégrité de la facture.
- L’archivage numérique : la facture électronique doit être conservée pendant une durée minimale de dix ans (ou plus si la législation locale l’exige) dans un système d’archivage électronique sécurisé.
- Le respect des règles fiscales: les factures électroniques doivent être émises et archivées conformément aux exigences fiscales du pays concerné. Cela inclut notamment la mention de la TVA, l’application des taux de change en vigueur, etc.
Obligations légales liées à la réception de factures électroniques
Les entreprises qui reçoivent des factures électroniques doivent également respecter certaines obligations légales :
- Vérifier l’authenticité et l’intégrité de la facture : pour ce faire, le destinataire peut utiliser les outils fournis par le prestataire de services de confiance (PSC) ayant délivré la signature électronique qualifiée.
- Conserver une copie conforme de la facture : cela implique généralement de télécharger et d’archiver la facture dans un format numérique lisible par l’homme et la machine (par exemple, le format PDF ou XML).
- S’assurer du respect des règles fiscales: cela inclut notamment la vérification des mentions obligatoires relatives à la TVA et aux taux de change.
Conseils pour se conformer aux obligations légales en matière de facturation électronique
Pour vous assurer du respect des obligations légales liées à la facturation électronique, voici quelques conseils :
- Faites appel à un prestataire de services de confiance (PSC) pour obtenir une signature électronique qualifiée et bénéficier d’un accompagnement dans la mise en place de la facturation électronique.
- Utilisez un logiciel de facturation adapté à la réglementation en vigueur dans votre pays et capable de générer des factures électroniques conformes aux exigences fiscales.
- Mettez en place un système d’archivage numérique sécurisé pour conserver vos factures électroniques pendant la durée légale requise.
- Formez vos employés aux obligations légales liées à la facturation électronique et veillez à ce qu’ils respectent les bonnes pratiques en la matière.
En conclusion, la facturation électronique présente de nombreux avantages pour les entreprises et les administrations publiques, mais elle implique également le respect de certaines obligations légales. En suivant les conseils évoqués dans cet article, vous pourrez tirer pleinement profit de cette pratique tout en vous assurant d’être en conformité avec la réglementation.